Introdução

As empresas, com o avanço de TI, passaram a utilizar sistemas para suportar suas atividades. Mas os sistemas eram desenvolvidos por área e não para a organização como um todo. Com isso a informação ficava dividida entre os diferentes sistemas, ocasionando dificuldades na obtenção de informações consolidadas e a inconsistência de dados.

Os sistemas de ERP, sistemas integrados de gestão, surgiram para que esses dados e informações sejam comportilhados por diversas áreas em tempo real.

O que é ERP

"O ERP em termos gerais é uma plataforma de software desenvolvida para integrar os diversos departamentos de uma empresa possibilitando a automação e armazenamento de todas as informações de negócios"; é um sistema integrado, que busca informações em outros sistemas espalhados pela empresa com o principal objetivo de consolidar estas informações em um único sistema.

"Seu objetivo é promover a integração entre os processos de negócios da organização e fornecer elementos para as decisões estratégicas".

Seu surgimento foi a partir da evolução dos sistemas MRP's

A partir de uma base de dados, ele integra todas as diferentes funções de uma organização.

Passo a passo para uma implementação bem sucedida

Alinhar o software, a cultura e seus objetivos de negócio da empresa, eis as razões de sucesso para uma boa implementação de um sistema de ERP .

O sucesso para a implementação de um ERP se inicia no processo de seleção, empresas grandes como Embraer, Petrobrás e Nestlé, por exemplo, querem uma solução de ERP que atenda pelo menos 80% de suas necessidades.

Dentro disso alguns importantes passos sevem ser seguidos:

Definição do projeto - Esta fase do projeto é feita um raio-x do projeto de negócio e entender as áreas. Dentre elas as atividades que precedem um projeto estão as migrações para o novo sistema, documentação e limpeza de dados;

Escolha do fornecedor - Empresas não muito experientes nesse negócio, especialistas aconselham a contratação de consultores sem qualquer vinculo com fornecedor ou potenciais integradores. Esse profissional vai observar a empresa e aconselhar as melhores soluções, além de facilitar o diálogo entre os envolvidos;

Escolha do integrador - Normalmente, o integrador é quem traz o fornecedor, então o conselho anterior é ainda mais crítico na escolha do integrador. Entreviste a equipe sênior, analise currículos dos participantes no processo e tenha a certeza que está lidando com profissionais experientes no seu segmento;

Forme uma equipe consistente para supervisionar o projeto - É a formação de uma equipe, entre eles lideres das linha de negócios, o líder de gestão de projetos (que pode ser um conselheiro externo), e qualquer stakeholder diretamente envolvido. Segundo Ross Wainwright, vice-presidente de serviços profissionais da SAP América do Norte, a integração de executivos de negócios na equipe é crucial para o sucesso. “A implementação de um ERP é um processo de negócios, não de TI”;

Gerencie o projeto ativamente - Projetos ERP são quase sempre longos. Nesse contexto, não é raro que o gestor tenha lapsos de atenção sobre eles. No entanto, o sucesso reside nos detalhes, razão pela qual os membros das equipes devem dar constantes atualizações sobre os progressos e os problemas do projeto. Se um problema sério surge, os membros da equipe de supervisão devem intervir e tomar decisões, além de reuniões periódicas com toda a equipe para a discussão do andamento;

Entenda o impacto sobre os negócios – Os projetos ERP geralmente têm profundos impactos em muitas das atividades internas da companhia. É por isso que o efeito de grandes projetos devem ser entendidos e planejados desde o começo, de acordo com a líder da consultoria de desenvolvimento organizacional Stylus Group, Pam Daniels. “Gestão de mudanças é uma prática fundamental que deve acompanhar a implementação do ERP desde o início até o final. Uma falha na gestão de mudanças pode fazer com que os usuários resistam ao novo software ou o utilizem minimamente. Dessa forma, os benefícios do projeto são reduzidos, mesmo que haja um sucesso técnico”, analisa;

Normalmente é realizado antes da implementação um teste com uma área, chamada de piloto, erros e falhas são identificados;

Cuide bem da metodologia de treinamento - Uma das formas mais fáceis de levar o projeto ao fracasso ou diminuir o retorno sobre o investimento é oferecer treino insuficiente para os usuários do novo software. O modelo mais comum é a elaboração de um manual, documentação das várias partes personalizadas do pacote e então instruir uma equipe de treinamento, que vai repassar os conhecimentos, já alguns consultores recomenda que a equipe de treinamento participe ativamente de sessões de briefing com os integradores, com tempo para que os instrutores possam praticar e aperfeiçoar sua experiência de treinamento.

Desastres de ERP

A complexidade na implantação do ERP é uma velha conhecida de quem já passou por essa experiência.

Vejamos alguns tipos de falhas e como evitá-las:

• Falhas do cliente - fornecedor e empresa precisam estar em sintonia e falar a mesma "língua" para o sistema poder alcançar seus objetivos.

• Falhas por parte de integradores do sistema - os integradores são os responsáveis pelos sistemas e para evitar erros precisam conhecê-lo para poder orientar e colocar o sistema em uso.

• Falhas na venda do software - os executivos comerciais prometem recursos na hora de venda que não são encontrados nos softwares, tenha certeza do que está comprando e se é confiável ou não.

O ERP nas PME's

Adotar um sistema ERP não é apenas um avanço tecnológico é um processo de mudança organizacional, uma vez que exigem disciplina e atualizações a todo o tempo, além de mexer com toda a estrutura de uma organização.

Sua implantação gera expectativas enormes e investimentos altíssimos.

Diante desse alto investimento como "implantá-lo" em uma PME?

Para isso é preciso que o executivo tenha claro sua real necessidade e pleno conhecimentos do negócio e saber como utilizar o sistema, além de treinar e desenvolver todos os envolvidos e fazer que os mesmos o aceitem, pois em uma pequena ou média empresa a cultura é menos flexível e os investimentos mais restritos.

Os fornecedores tem buscado fórmulas para oferecer pacotes que essas possam pagar, com um custo de implantação reduzido, uma vez que esse custo consome o dobro do investimento. Além de oferecer cursos de capacitação para os clientes, só assim eles poderam obter melhor proveito desses sistemas; uma vez que em muitas PME's falta conhecimento básico sobre as ferramentas dificultando assim a venda.

A TOTV's, empresa originada da Microsiga para atender esse público, reconhece que chegar a esses clientes não é tarefa fácil uma vez que "ERP com preço competitivo e canal não é tudo. É preciso ter um jeito especial para atender e também saber se relacionar com essas empresas".

Modelo de ERP

Referências Bibliográficas

COMPUTERWORLD. Desastres de ERP: lições da vida real. Disponível em http://computerworld.uol.com.br/gestao/2010/11/21/desastres-de-erp-liçoes-da-vida-real/ Acesso em fevereiro/2011

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HABERKORN, Ernesto. Gestão Empresarial com ERP. 2ª Edição. São Paulo: Microsiga, 2004.

MARTINS, Petrônio G. LAUGENI, Fernando Piero. Administração da Produção. 2ª Edição. São Paulo: Saraiva, 2005.

MENDES, Juliana Veiga. ESCRIVÃO, Edmundo Filho. Sistemas Integrados de Gestão ERP em Pequenas Empresas: um confronto entre o referencial teórico e a prática empresarial. Disponível em http://www.scielo.br/pdf/gp/v9n3/14570.pdf Acesso em abril/2011

SOARES, Edileuza. Pequena empresa é desafio para fornecedores de ERP. Disponível em http://computerworld.uol.com.br/negocios/2010/05/03/pequena-empresa-e-desafio-para-fornecedores-de-erp/ Acesso em fevereiro/2011